勤めている会社に年次有給休暇届出書のような指定の用紙が無い場合に、
自分で用紙を作成して提出しても構いません。

用紙の名称は「有給休暇取得届」とし、申請者の氏名、申請日、年次有給休暇を
取得する日(何月何日から何月何日まで何日間)などを記載します。
取得理由理由は不要です。
あえて書くのであれば、「私用のため」で十分です。

年次有給休暇の取得申請は口頭でも有効ですが、文書に残すことで水掛け論を
防ぐことができます。

所定の用紙と様式が違うからといって、年次有給休暇取得を拒む理由にはなりません。